Guía Paso a Paso: Registro del Reglamento de Higiene y Seguridad en el SUT

Guía Paso a Paso: Registro del Reglamento de Higiene y Seguridad en el SUT

Este procedimiento es obligatorio para toda empresa en Ecuador, sin importar su tamaño o número de trabajadores. El registro se realiza de manera 100% digital a través de la plataforma del Ministerio del Trabajo.

Fase 1: Preparación de Documentos y Requisitos Previos

Antes de ingresar al SUT, asegúrate de tener todo lo siguiente listo. Este es el paso más importante para que el proceso sea rápido y sin contratiempos.

1. Tener Usuario y Clave del SUT: Debes tener acceso como empleador a la plataforma SUT. Si no lo tienes, debes crearlo primero en la página del SUT.

2. Información de la Empresa Actualizada: Verifica que los datos de tu empresa (RUC, representante legal, dirección, etc.) estén correctamente actualizados en el SUT y que coincidan con la información del SRI.

3. Tener Registrado el Organismo Paritario: El sistema te exigirá tener registrado previamente a tu Comité Paritario de Seguridad y Higiene (para empresas con más de 15 trabajadores) o a tu Delegado de Seguridad y Higiene (para empresas con menos de 15 trabajadores). Esto también se hace en el módulo de "Seguridad y Salud en el Trabajo" del SUT.

4. Elaborar el Reglamento de Higiene y Seguridad:

   • Este no es un documento genérico. Debe estar adaptado a las actividades, riesgos y realidad de tu empresa.

   • El Ministerio del Trabajo provee una estructura y guía oficial que debes seguir. Búscala en la página del ministerio (www.trabajo.gob.ec) como "Estructura RHS" para descargar la versión más reciente.

   • Debe incluir, como mínimo: políticas de seguridad, identificación de riesgos, procedimientos de trabajo seguro, plan de emergencia, derechos y obligaciones de empleador y trabajadores, etc.

   • Firmas: El documento debe estar firmado por el Representante Legal y por el Responsable/Técnico de Seguridad y Salud de la empresa.

   • Formato: Guarda el documento final en formato PDF. El tamaño no debe exceder los 2MB.

5. Elaborar la Matriz de Identificación y Evaluación de Riesgos Laborales:

   • Este es un documento técnico que identifica cada peligro en los puestos de trabajo, evalúa el nivel de riesgo y propone medidas de control.

   • Es un anexo indispensable del Reglamento.

   • Formato: Guárdala también en formato PDF.

Fase 2: Proceso de Registro en la Plataforma SUT

Una vez que tienes todos los documentos listos, sigue estos pasos en el sistema:

1. Ingresar al SUT:

   • Accede a la página oficial: sut.trabajo.gob.ec

   • Ingresa con tu Usuario (RUC/cédula) y Contraseña.

2. Navegar al Módulo Correcto:

   • En el menú principal, busca y haz clic en la opción "Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo (SAITE)".

   • Dentro de este sistema, busca el módulo de "Salud y Seguridad en el Trabajo" y selecciónalo.

3. Aceptar Declaración de Responsabilidad:

   • Aparecerá una ventana emergente con una "Declaración de Usuario". Debes leerla y hacer clic en "Aceptar" para poder continuar.

4. Iniciar el Trámite del Reglamento:

   • En el menú izquierdo del módulo de Seguridad y Salud, busca la opción "Trámite de Reglamentos de Higiene y Seguridad" y haz clic en ella.

   • Selecciona la sub-opción "Generación de Trámite".

5. Completar la Información del Trámite:

   • El sistema cargará automáticamente la información de tu empresa. Verifica que sea correcta.

   • Se generará un "Convenio de Responsabilidad y Uso de Medios Electrónicos". Descárgalo y guárdalo en tus archivos físicos, ya que es tu respaldo del acuerdo con el Ministerio.

6. Cargar los Documentos:

   • Llegarás a la sección para cargar los archivos. Verás campos específicos para cada documento.

   • Subir Reglamento de Higiene y Seguridad: Haz clic en "Seleccionar archivo" y sube el documento PDF del Reglamento (previamente firmado).

   • Subir Matriz de Riesgos: Haz clic en "Seleccionar archivo" y sube el documento PDF de la Matriz de Riesgos.

   • Una vez cargados, el sistema te mostrará un mensaje de confirmación.

7. Guardar y Finalizar el Trámite:

   • Haz clic en el botón "Guardar" o "Registrar". Esto envía tu solicitud para la aprobación automática del Ministerio.

Fase 3: Verificación y Descarga del Reglamento Aprobado

El sistema del Ministerio del Trabajo está diseñado para una aprobación automática si cumples con todos los requisitos.

1. Consultar Estado del Trámite:

   • En el menú izquierdo, ve a la opción "Consulta Estado del Trámite".

   • Allí podrás ver si tu trámite figura como "Aprobado".

2. Descargar el Documento Aprobado:

   • Una vez aprobado, el sistema te permitirá descargar el Reglamento.

   • Este documento digital tendrá un código QR y una validación electrónica del Ministerio del Trabajo. Este es el documento oficial que debes presentar a los inspectores.

3. Imprimir y Socializar:

   • Imprime el Reglamento aprobado y mantenlo en un lugar visible y accesible para todos los trabajadores.

   • Es tu obligación como empleador socializar el contenido del reglamento con todo tu personal y dejar constancia de ello.

Consideraciones Importantes:

• Normativa Vigente: La regulación de seguridad y salud puede actualizarse. Es recomendable revisar los últimos acuerdos ministeriales en la página del Ministerio del Trabajo, especialmente el Decreto Ejecutivo Nro. 255 y el Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2024-196, que introdujeron cambios recientes.

• Asesoría Profesional: Si no tienes experiencia en la elaboración de la Matriz de Riesgos o en la redacción técnica del Reglamento, es altamente recomendable contratar los servicios de un profesional o una empresa especializada en Seguridad y Salud Ocupacional (SSO) con título de tercer o cuarto nivel registrado en el SENESCYT.

• Sanciones: No tener este reglamento registrado y socializado es motivo de sanciones y multas por parte del Ministerio del Trabajo. Es una de las primeras y más importantes obligaciones patronales en materia de seguridad.